La tarea de reabastecer los suministros de una oficina puede llegar a ser un tanto abrumadora ya que implica hacer inventarios y revisar si se necesitan todo tipo de artículos como hojas, carpetas, grapadoras, verificar el nivel de los cartuchos de tinta y toners, etc.
Aunque es una función que no a muchos les gusta desempeñar, es indispensable para que el desempeño de la oficina siga siendo eficiente y no se vea entorpecido por la falta de cualquiera de estos artículos de oficina.
Puede considerarse poco importante dentro de lo que es la administración de una empresa pero la realidad es que el gasto para cubrir estos suministros es alto y no tanto por el costo de ellos que de hecho suele ser muy bajo, sino por el consumo de éstos por el personal. Es por esta razón que se debe analizar cual proveedor ofrece la mejor alternativa que permita optimizar este tipo de gastos.
Algunos consejos para comprar material de oficina
Lo más común es que para comprar material de oficina se realice a través de un solo proveedor para hacer que el proceso sea más ágil evitando así que lleguen paquetes constantemente y también para que los costos bajen por el volumen de compra, para llevar a cabo un buen proceso de compra es preciso hacer una análisis de lo que se necesita en la oficina y definir cuáles de ellos realmente se requieren y qué tan frecuentemente se deben estar renovando.
Otro punto importante es el de escoger a un proveedor que pueda cumplir con los requerimientos de suministros totalmente, esto requiere dedicar tiempo porque habrá que realizar comparaciones, podrá ser un poco tedioso pero este paso ahorrará más problemas en un futuro, una buena idea es apoyarse de internet para obtener la mayor información posible.
Es importante que la empresa que se seleccione como proveedor cuente con personal calificado que sea capaz de brindar asesoramiento en cuanto a los productos que se necesitan.
Cuando se recurre a uno o dos proveedores para comprar material de oficina es posible acceder a mejores condiciones de compra debido al volumen que se maneja.
El precio bajo no es lo único
En conclusión, el proceso para comprar material de oficina no es una tarea que se pueda dejar para después, es preciso realizarla con el mayor cuidado posible haciendo revisiones periódica de inventario y teniendo muy presente que esta inversión no puede verse como una pérdida de recursos sino como la adquisición de material para que la empresa siga teniendo un buen desempeño.
